Kreisstadt Sankt Wendel

Die Stadtverwaltung mit ihrem Bürgermeister führt als Dienstleister Aufgaben der untersten Verwaltungsbehörde für alle behördlichen Angelegenheiten durch. Darunter fallen beispielsweise das Pass- und Meldewesen, die Wahlen oder das Standesamt. Omnidocs wird unter anderem in der Personalabteilung eingesetzt.

Peter Klär ist der Bürgermeister der Kreisstadt St. Wendel. Er ist sich der Bedeutung der Digitalisierung für die Kommunalverwaltung sehr bewusst: Wir haben uns sehr früh auf den Weg gemacht und damit begonnen, moderne digitale Dienstleistungen anzubieten. Das gilt sowohl intern für unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, um Arbeitsprozesse zu optimieren und die sichere Nutzung digitaler Daten zu gewährleisten, als auch extern. Wir arbeiten für die Bürgerinnen und Bürger und die Digitalisierung soll für sie einen klaren Mehrwert bieten.“

Warum entschieden für Omnidocs?

Projektleiterin DMS, Nadine Zimmer, sieht den Vorteil von Omnidocs ganz klar in der Möglichkeit der zentralen Verwaltung und Strukturierung: „Dank Omnidocs können wir unsere neue Corporate Identity an einem Ort verwalten, so dass alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter jederzeit Zugang zu den aktuellsten Vorlagen unseres Stadtauftritts haben.“

Die Zusammenarbeit

Nach der Entscheidung für Omnidocs wurde ein zügiger Einrichtungstermin zur Serverinstallation mit D.velop vereinbart. Nach den Schulungen im System konnte das Team der Kreisstadt St. Wendel loslegen.

„Ich schätze den persönlichen Kontakt in der Zusammenarbeit mit Omnidocs sehr. Zur Problemlösung hat man statt den üblichen Ticketsystemen einen echten Ansprechpartner, der sich stets um eine zeitnahe Rückmeldung bemüht,“ betont Zimmer.

Fast 200 Vorlagen vorbereitet

Sonja Pfeffer ist Bezügerechnerin in der Personalabteilung. Sie arbeitet täglich mit Omnidocs: „In den knapp zwei Jahren, in denen wir nun schon mit Omnidocs wie auch dem d.3 Smart Explorer arbeiten, haben wir fast 200 Vorlagen erstellt, die tagtäglich für Verträge, Dienstpflicht und alle Themen rund um die Einstellung der Beschäftigten benötigt werden.“

Mit dem System ist Pfeffer insgesamt sehr zufrieden: „Die Vorlagen können wie im Baukastenprinzip angepasst werden. Das ist benutzerfreundlich und gewährleistet einen effizienten Ablauf.“