Framtidens dokumentproduktion i Västerås Stad

DynamicTemplate har gjort det möjligt för Västerås stad att skapa ett mer strukturerat, enhetligt och användarvänligt sätt att hantera mallar och dokument. DynamicTemplate har också effekten att antalet mallar minskar. I vissa fall har man gått från flera hundra mallar till tio mallar, vilket är fallet i Västerås stad.

DynamicTemplate innehåller, förutom mallar, även ett frasbibliotek. Fraser är fördefinierade texter som infogas i mallen efter att all grundinformation har fyllts i. DynamicTemplate bygger således inte bara en mall för ditt brev, utan infogar också all text och innehåll som behövs för att slutföra brevet, från början till slut.

Genom att använda fraser är det möjligt att säkerställa att kommunikation som skickas ut är lika enhetlig som brevens design. Man säkerställer att texten innehåller rätt information, formuleras på rätt sätt och efterlever lagen, exempelvis
lagparagrafer eller GDPR.

”DynamicTemplate är ett verktyg som bidrar till att våra medarbetare använder korrekt grafisk profil och uppdaterade mallar.
Dania har sedan dag ett varit snabba med sin service och är alltid tillmötesgående vid frågor samt bidragit med goda råd och tips vid utveckling av våra mallar.”

– Lina Dahlström, Stadssekreterare

Integration av DynamicTemplate:

För att möta dessa utmaningar valde Västerås att implementera DynamicTemplate. Syftet med mallösningen var att etablera ett mer strukturerat och användarvänligt tillvägagångssätt för hantering av mallar och dokumentproduktion.

En av fördelarna med DynamicTemplate är förmågan att minska antalet mallar avsevärt. I vissa fall gick man från flera hundra mallar till endast fem eller tio.

Implementeringsprocess:

Implementeringen av DynamicTemplate genomfördes i tre huvudfaser:

1. Utseende av frasredaktörer i varje avdelning, sektion och institution.
2. Genomförande av omfattande träningsaktiviteter via hybridmöten på Teams, där Dania Software fungerade som instruktör.
3. E-lärningskurser som komplement, samt personlig 1-1 träning för nya frasredaktörer vid behov.

Träningsprogrammet mottogs positivt och gjorde det betydligt enklare att rationalisera processerna.

Effektivisering av tid:
Genom att strömlinjeforma processerna för dokumentproduktion frigjordes resurser, vilket resulterade i mer värdefull tidsanvändning. Detta möjliggjorde ökat fokus på kommunens invånare.

Snabb implementering:
Implementeringen av DynamicTemplate i Västerås gick enkelt och snabbt och krävde minimal träning av medarbetare. Det gjorde det enkelt att distribuera lösningen i organisationen och fördela ansvaret för användning av mallarna, vilket ytterligare optimerade processerna.

Enhetligt uttryck:
Fördefinierade textblock säkerställde enhetliga textstandarder och innehåll över hela organisationen, vilket gjorde det enkelt för Västerås att underhålla sina dokument. Detta gäller allt från design till viktigt juridiskt innehåll.

Kvalitetssäkrat innehåll och design:
Innehållet godkändes av redaktörer före implementering för att säkerställa korrekthet och efterlevnad av riktlinjer. Mallar designades i enlighet med organisationens designguide för ett professionellt utseende, vilket säkerställde hög kvalitet i de distribuerade dokumenten.

Efterlevnad av GDPR och säkerhet:
DynamicTemplate är baserat på höga säkerhetsstandarder i Microsoft Azure, vilket säkerställer skydd av organisationens data. Detta möjliggör arbete med personkänsliga data i dokumentskablonerna, samtidigt som efterlevnad av
lagstiftning såsom GDPR upprätthålls.

Resultat och framtidsperspektiv:

Implementeringen av DynamicTemplate har resulterat i en avsevärd förbättring av dokumentproduktionsprocessen i Västerås.

Denna lösning är inte bara en omedelbar lättnad, utan säkerställer också organisationens förmåga att hantera dokument effektivt på lång sikt.

Med fokus på enhetliga standarder, användarvänlighet och säkerhet positionerar DynamicTemplate Västerås för att uppnåen mer effektiv och tillförlitlig dokumenthanteringspraxis. ynamicTemplate har gjort det möjligt för Västerås stad att skapa ett mer strukturerat, enhetligt och användarvänligt sätt att hantera mallar och dokument.

DynamicTemplate har också effekten att antalet mallar minskar. I vissa fall har man gått från flera hundra mallar till tio mallar, vilket är fallet i Västerås stad.

DynamicTemplate innehåller, förutom mallar, även ett frasbibliotek. Fraser är fördefinierade texter som infogas i mallen efter att all grundinformation har fyllts i. DynamicTemplate bygger således inte bara en mall för ditt brev, utan infogar också all text och innehåll som behövs för att slutföra brevet, från början till slut.

Genom att använda fraser är det möjligt att säkerställa att kommunikation som skickas ut är lika enhetlig som brevens design. Man säkerställer att texten innehåller rätt information, formuleras på rätt sätt och efterlever lagen, exempelvis lagparagrafer eller GDPR.