En offentlig organisation ansvarlig for håndtering af juridiske og borgerrettede dokumenter.

Kunde

Kunden er en dansk offentlig organisation, der har ansvar for håndtering af juridiske og borgerrettede dokumenter.

Udfordring

Organisationen stod over for en meget kompleks og fragmenteret dokumentoprettelsesproces. Med over 4300 Word-skabeloner spredt på delte drev og systemer førte manglen på en centraliseret platform til inkonsekvent kommunikation, compliance-risici og betydeligt manuelt arbejde.

Hovedudfordringer omfattede:

Tusindvis af ustrukturerede skabeloner uden ensartet styring

Manglende standardisering i sprog og formatering

Manuel og ineffektiv arbejdsgang med værktøjer som Word og ældre skabelonløsninger

Vanskeligheder med at integrere forskellige platforme og systemer med deres sagsbehandlingssystem

Løsning: Omnidocs Create

Organisationen implementerede Create for at standardisere og automatisere dokumentets livscyklus. Platformen gav en skalerbar og sikker måde at håndtere indhold og skabeloner, integrere systemer og automatisere kompleks dokumentgenerering baseret på strukturerede data.

Med Create kunne de opnå:

Læs mere om Omnidocs Create

Skabelonstyring

Create hjalp med at konsolidere og reducere mere end 4300 skabeloner via virtuelle opskrifter og centraliseret kontrol.

Automation

Muliggjorde både stille og interaktive arbejdsgange for at generere komplekse dokumenter med minimal input.

Datadrevet indhold

Skabeloner bruger nu strukturerede data til automatisk at generere præcist, compliant og valideret indhold.

Sikkerhed og compliance

Opererer i en sikker, privat cloud med støtte for multi-tenancy og overholdelse af lovgivning.

Brugervenlighed

Designet til både administratorer og slutbrugere med et intuitivt interface, der reducerer afhængigheden af IT.

Integrationer

Let at integrere med eksisterende sagsbehandlingssystemer. Yderligere fordel var integration med leverings- og lagringssystemer som sikre digitale postkasser og SMS-levering, hvilket skabte en lukket løsning inden for deres platformøkosystem.

Resultater

Organisationen oplevede en dramatisk forbedring i brugervenlighed og operationel effektivitet. Teams kunne arbejde mere selvstændigt og sikkert takket være det intuitive interface, som forenklede både front-end brug og back-end administration. Antallet af skabeloner blev væsentligt reduceret, hvilket gjorde styring og vedligeholdelse langt mere overskuelig. Superbrugere blev fuldt onboardet og effektive inden for 2,5 måneder, hvilket tydeligt viser platformens lette adoption.

Dokumentoprettelsen blev hurtigere og mere compliant, og integrationerne med eksisterende systemer blev forbedret uden behov for omfattende tilpasning.

Samlet set gav overgangen til Create brugere på alle niveauer mulighed for at generere præcise, compliant dokumenter med mindre indsats og større konsistens.

Omnidocs Create

Se hvordan Create fungerer med offentlige organisationer

Create er en dokumentgenereringsplatform, der gør oprettelsen af klient- eller kundespecifikke dokumenter (såsom kontrakter, salgsforslag, offentlige og juridiske formularer, låneansøgninger og medicinske formularer) nem og effektiv.

Lær mere om Omnidocs Create