Webtilgængelighed
Din komplette guide til at skabe tilgængelige dokumenter
Det kan virke som en stor opgave at sikre, at dokumenter er tilgængelige – men det behøver det ikke at være. Uanset hvor automatiseret et system er, eller hvor dygtig en person er til at sørge for korrekt mærkning, kan fejl ødelægge alt det arbejde, du har lagt i dokumentet. Hvis du ikke har kontrol over hele produktionskæden, kan ét svagt led svække processen.
Størstedelen af organisationer har egne arbejdsgange til dokumentproduktion, hvor dokumenter ofte flyttes eller ændres flere gange. Ved hver ændring risikerer man at miste essentiel information – og dermed tilgængelighed.
Derfor har vi lavet en tjekliste, der hjælper dig med at identificere flaskehalse og planlægge arbejdsgange, så du kan fokusere på det vigtige. Gennemgå denne tjekliste for hvert enkelt system eller proces, der er involveret i dokumentoprettelse, lagring, distribution og arkivering.
Tjeklisten følger dokumentets livscyklus – i omvendt rækkefølge:
1. Arkivering
I forretningssystemer bliver dokumentet sendt og sagen arkiveret eller afsluttet. Vær opmærksom på det endelige filformat – det har stor betydning for tilgængeligheden. Undersøg eventuelle begrænsninger i formatet i forhold til tagging.
De fleste dokumenter ender som PDF’er, ofte med krav til arkiveringsstandarder som PDF/A. Selvom PDF/A ofte betragtes som opfyldelse af webtilgængelighed, er det ikke altid tilfældet. En PDF/A-fil er ikke nødvendigvis WCAG-kompatibel, selvom den er mærket som PDF/UA.
2. Distribution
Hvordan sikrer du, at dokumentet når modtageren uden ændringer? Test dokumentet før og efter distribution og sammenlign.
Offentlige myndigheder sender ofte dokumenter via digital post, e-mail eller offentliggør dem på intranet eller websider via et CMS. Her gemmes dokumentet typisk uden ændringer i indhold og metadata – og disse metadata er vigtige for tilgængeligheden.
E-mail er sædvanligvis pålidelig, men vær opmærksom på eventuelle tilføjelsesprogrammer, der kan ændre dokumentet eller metadata. Digitale postkasser kan være sværere at teste, da visse gateways ændrer format – fx ved at konvertere .docx til .pdf, hvilket kan skabe barrierer for tilgængelighed.
Sørg derfor for at identificere, hvilket system i kæden der konverterer dokumenterne – og undersøg, hvilke kvalitetskrav PDF-motoren lever op til. Fx har ældre versioner af Microsoft Word (2016 og tidligere) begrænsninger i forhold til webtilgængelighed. Det samme kan gælde dokumentstyringsløsninger og gateways – kontakt evt. leverandøren, hvis du er i tvivl.
3. Lagring
I hvilket format gemmes og redigeres dokumentet inden distribution og arkivering? Undersøg, om systemets dokumentformater tillader korrekt tilgængeligheds-tagging – eller modsat begrænser det.
Mange organisationer bruger sags- og dokumentstyringssystemer, som kan være teknisk begrænsede i formater. Hvis dokumenter gemmes som .tif eller .rtf, risikerer man at miste vigtig information og metadata. Vær også opmærksom på, om systemet ændrer format ved afsendelse.
Et antal EDRMS- og forretningssystemer genererer automatisk PDF’er ved afsendelse – men desværre lever mange indbyggede PDF-motorer ikke op til tilgængelighedskravene og kan forringe dokumentets tilgængelighed.
4. Dokumentoprettelse
Hvilket format skabes dokumentet i? Test, om du kan tagge korrekt på første forsøg. At bruge en allerede korrekt tagget skabelon kan være en stor hjælp.
De fleste dokumenter oprettes i Microsoft Word baseret på skabeloner. Overvej om Word skaber dokumentet internt, eller om det sker via et andet system – dette kan begrænse tilgængelighedstagging.
Det er en god idé, at alle skabeloner er korrekt tagget fra starten – især ved fuldt automatiserede dokumenter, som skal være webtilgængelige. Det sparer også meget tid for dem, der arbejder med dokumentproduktion.
Omnidocs Create er den foretrukne skabelonløsning for offentlige myndigheder og kommuner – overvej at kigge nærmere på den, hvis du ikke allerede kender den.
Husk også at holde dig opdateret om korrekt tagging i forhold til WCAG-standarder, og overvej om du kan få gavn af værktøjer som Assist Pro.
5. Generelle bemærkninger
Nogle gange begrænser et arbejdstrin eller system din mulighed for at opnå tilgængelighed på enkel vis. Dokumenter oprettet af tredjepart eller ældre systemer kan være svære at gøre WCAG-kompatible. Nogle gange er det nødvendigt at rette bagud – men det er ofte dyrt både i tid og ressourcer. Det er ofte smartere at gøre det rigtigt fra starten og undgå ekstra arbejde senere.
Værktøjer som Assist Pro gør det nemmere at tagge eksisterende dokumenter korrekt.
6. Er du stadig i tvivl?
Hvis du har spørgsmål, er du altid velkommen til at kontakte os – vi hjælper gerne med at give indsigt i dokumentlivscyklus og muligheder for at opnå fuld webtilgængelighed.
Brug for en hjælpende hånd?
Lad os hjælpe dig videre
Få en uforpligtende, vejledende snak med en af vores eksperter i webtilgængelighed, og lad den guide dig videre mod den rette løsning for netop din organisation.
