Dokumentgenering løser udfordringerne
Kalundborg Kommune bruges, som i mange andre kommuner, en lang række af forskellige fagsystemer til forskellige arbejdsområder.
Alle fagsystemer har egne sæt af skabeloner. Vedligehold på tværs af systemer var derfor en betydelig opgave, da ændringer individuelt skulle indføres i hver enkel skabelon. Udover et enormt vedligehold, oplevede de ansatte i Kalundborg en udfordring med at holde en rød tråd i kommunens design, da skabelonerne blev bygget op forskelligt fra system til system.
Udfordringen
For at løse de mange udfordringer valgte Kalundborg Kommune at implementere DynamicTemplate.
DynamicTemplate er en skabelonløsning til Microsoft Office og 365, som bruges af 75% af danske kommuner. Skabelonløsningen fungerer som bindeled mellem alle fagsystemer, og automatiserer måden, dokumenter skabes.
Med integrationer til fagsystemer hentes al information direkte ind i DynamicTemplates avancerede skabeloner og sagsbehandlerne har mulighed for at indsætte forhåndskrevne tekster fra et bibliotek. Det er dermed muligt at gå fra blankt papir til afsendt brev med ganske få klik og man undgår dermed de fejl, der kan opstå ved manuel indtastning af eksempelvis CPR-numre, adresser og anden persondata.
Med DynamicTemplate bruger Kalundborg Kommune nu blot 2 standardskabeloner til sagsbehandling på tværs af alle systemer. Vedligehold af design og informationer i skabeloner håndteres lokalt og er dermed blevet forenklet betydeligt.
”DynamicTemplate har gjort det muligt for alle afdelinger i Kalundborg Kommune at benytte de samme 2 skabeloner. Det har skabt et ensartet udtryk igennem kommunen uanset fagsystem.”
Jannie Johansen, Økonomikonsulent, Kalundborg Kommune
Løsningen
For at løse de mange udfordringer valgte Kalundborg Kommune at implementere DynamicTemplate. DynamicTemplate er en skabelonløsning til Microsoft Office og 365, som bruges af 75% af danske kommuner. Skabelonløsningen fungerer som bindeled mellem alle fagsystemer, og automatiserer måden, dokumenter skabes.
Med integrationer til fagsystemer hentes al information direkte ind i DynamicTemplates avancerede skabeloner og sagsbehandlerne har mulighed for at indsætte forhåndskrevne tekster fra et bibliotek. Det er dermed muligt at gå fra blankt papir til afsendt brev med ganske få klik og man undgår dermed de fejl, der kan opstå ved manuel indtastning af eksempelvis CPR-numre, adresser og anden persondata.
Med DynamicTemplate bruger Kalundborg Kommune nu blot 2 standardskabeloner til sagsbehandling på tværs af alle systemer. Vedligehold af design og informationer i skabeloner håndteres lokalt og er dermed blevet forenklet betydeligt.
Dokumentgenerering
En fremtid med effektiv dokumenthåndtering
Kalundborg Kommune har forenklet deres dokumentprocesser med DynamicTemplate – en skabelonløsning, der automatiserer og standardiserer arbejdet på tværs af systemer. Med kun to standardskabeloner kan sagsbehandlere nu hurtigt og præcist oprette dokumenter uden manuel indtastning af data.
Læs mere om, hvordan I kan optimere jeres dokumenthåndtering.
