At skabe tilgængelige dokumenter kan virke som en uoverskuelig opgave, men det behøver det ikke at være.

Uanset hvor automatiseret et system er, eller hvor dygtig en person er til at markere dokumenter korrekt, er der altid en risiko for, at fejl kan ødelægge indsatsen og det hårde arbejde, du har lagt i dokumentet. Hvis du ikke har kontrol over hele produktionskæden, kan et svagt led skade hele processen.

Langt de fleste organisationer har deres egen måde at håndtere dokumentproduktion på. Ofte bliver et dokument flyttet eller ændret flere gange. Hver gang det sker, er der en risiko for, at vigtig information går tabt, og at tilgængeligheden forringes.

Derfor har vi lavet en tjekliste, der guider dig til at identificere flaskehalse og planlægge arbejdsgange, så du kan bruge tiden på vigtigere opgaver.

Du bør gennemgå denne tjekliste for hvert system eller hver proces, du har, som er knyttet til dokumentoprettelse, -opbevaring, -distribution eller -arkivering.

Listen er bevidst sat i omvendt rækkefølge, fordi alle processer, dokumentet gennemgår, kan påvirke dokumentets tilgængelighed.

Arkivering

I forretningssystemer bruges begrebet “arkivering” til at beskrive en slutfase, dvs. dokumentet er oprettet og sendt til modtageren, og sagen eller opgaven er derfor arkiveret eller afsluttet.

Vær opmærksom på det endelige filformat – det er vigtigt for dokumentets tilgængelighed. Tjek om det valgte filformat har potentielle begrænsninger i forhold til dokumentmærkning.

Her bliver det lidt teknisk: De fleste dokumenter ender som PDF’er. Der er ofte krav til arkiveringsstandard i form af PDF/A. Generelt anses PDF/A-standarden for opfyldt, hvis dokumentet lever op til alle krav til webtilgængelighed. Dette er tilfældet, når filen eksempelvis er markeret som PDF/UA.

Bemærk dog, at det modsatte ikke altid er sandt! Et PDF/A-dokument lever ikke nødvendigvis op til WCAG-kravene til webtilgængelighed.

Distribution

Hvordan sikrer du, at et dokument sendes korrekt til en modtager?
Du bør teste dokumentet både før og efter distribution og sammenligne resultaterne for at sikre, at der ikke sker ændringer undervejs.

Offentlige myndigheder sender ofte dokumenter via Digital Post og e-mail, eller dokumenterne offentliggøres direkte på organisationens intranet, interne portaler eller på offentlige hjemmesider.

Indhold på hjemmesider styres typisk af et CMS (Content Management System). Her kan dokumenter som regel gemmes uden ændringer i indholdet eller metadataene, når de publiceres – metadata, der er vigtige for dokumentets endelige tilgængelighed.

E-mail er som regel også en pålidelig kommunikationskanal, men vær opmærksom på, om der bruges specielle programmer eller tilføjelser, som kan ændre dokumentets indhold og metadata.

En digital postkasse kan være vanskelig at teste grundigt, da nogle gateways ændrer dokumentformatet undervejs – fx ved at konvertere et åbent dokumentformat som .docx til .pdf eller lignende. Her kan begrænsninger i gatewayen eller den PDF-motor, den anvender, være en barriere for distribution af tilgængelige dokumenter.

Ved distribution af dokumenter i PDF-format er det vigtigt at identificere, hvilket system i kæden der eventuelt kan konvertere et åbent dokumentformat som .docx til .pdf – og hvilke kvalitetsstandarder PDF-motoren følger.

For eksempel har PDF-motoren i Microsoft Word en række begrænsninger i forhold til webtilgængelighed; især ældre versioner som 2016 og tidligere kan give udfordringer. Det samme gælder dokumenthåndteringsløsninger og distributionsgateways, og vi anbefaler, at du drøfter dette med din systemleverandør, hvis du er i tvivl.

Opbevaring

I hvilket filformat gemmes og redigeres dokumentet frem til distribution og arkivering? Tjek om systemets forskellige dokumentformater tillader eller begrænser korrekt mærkning for webtilgængelighed.

Vær særligt opmærksom på, om processen mellem opbevaring og distribution/arkivering ændrer dokumentet og dets mærkning.

Næsten alle organisationer anvender et eller flere sags- og dokumenthåndteringssystemer. Nogle af disse systemer kan have tekniske begrænsninger i forhold til, hvilke formater de understøtter.

Dette kan være en udfordring, hvis filer/dokumenter gemmes i formater som .tif, .rtf eller lignende, da det betyder, at vigtig information eller metadata fra dokumentet går tabt.

Husk også at tjekke, om sags- og dokumenthåndteringssystemet ændrer filformatet ved afsendelse!

Mange ESDH- og forretningssystemer har indbygget PDF-generering, der aktiveres, når et dokument sendes til en modtager. Desværre lever nogle af disse indbyggede PDF-motorer ikke op til kvalitetskravene og kan utilsigtet forringe dokumentets tilgængelighed.

Dokumentoprettelse

I hvilket format oprettes dokumentet? Test, i hvor høj grad du kan mærke dokumentet korrekt første gang, du arbejder i det. At bruge en skabelon, der allerede er korrekt mærket, kan gøre opgaven meget lettere.

De fleste dokumenter oprettes i Microsoft Word og baseres på en eller anden form for skabelon.

Vær opmærksom på, om Word selv opretter dokumentet, eller om det oprettes eller kopieres i et andet system; dette kan påvirke dokumentets muligheder for korrekt tilgængelighedsmærkning.

Det er en god idé at mærke alle skabeloner korrekt, så fundamentet for alle nye dokumenter altid er i orden. Dette er en nødvendighed, når man skaber fuldautomatiske dokumenter, der lever op til kravene om webtilgængelighed. Samtidig sparer det brugerne meget tid i dokumentoprettelsen.

Omnidocs Create er den foretrukne skabelonløsning blandt offentlige myndigheder og kommuner, og vi anbefaler, at du kigger nærmere på løsningen, hvis du ikke allerede kender den.

Husk at holde dig opdateret på, hvordan dokumenter korrekt mærkes i henhold til WCAG-standarden for webtilgængelighed, og overvej, om du kan have gavn af supplerende værktøjer som Assist Pro.

Generelle bemærkninger

Nogle gange opdager man, at en bestemt arbejdsgang eller et system begrænser mulighederne for at opnå webtilgængelighed på en enkel måde. Når dokumenter skabes af en tredjepart eller et ældre IT-system, kan det fx være svært at leve op til standarderne for webtilgængelighed.

I nogle tilfælde er man nødt til at gå tilbage og rette samt korrekt mærke tidligere oprettede dokumenter. Dette er ofte en dyr løsning – både tidsmæssigt og økonomisk, hvis der skal hyres eksterne ressourcer til at løse opgaven. Dine penge er bedre givet ud ved at gøre tingene rigtigt fra starten, så du undgår uønsket arbejde senere.

Et værktøj som Assist Pro gør det også langt nemmere at mærke eksisterende dokumenter korrekt.

Stadig i tvivl?

Hvis du stadig har spørgsmål, er du velkommen til at kontakte os her – vi vil gøre vores bedste for at guide dig og hjælpe dig med at få bedre indsigt i dokumenters livscyklus og dine muligheder for at opnå fuld webtilgængelighed.