Effektiv dokumenthåndtering i Hillerød Kommune

Hillerød Kommune havde i længere tid overvejet at implementere DynamicTemplate, men det var skiftet til et nyt ESDH-system, der blev den afgørende faktor. For at sikre en smidig overgang valgte de at implementere DynamicTemplate før det nye ESDH-system, så de kunne have skabelonarbejdet på plads fra starten. Dette viste sig at være en strategisk beslutning, der gav dem et solidt fundament for den videre digitalisering.

Struktureret projektstyring og klar økonomisk prioritering

For Hillerød Kommune var det essentielt at have styr på projektstyringen, tidsplanerne og ikke mindst økonomien. Ved at trække på Dania Softwares erfaring sikrede de sig en effektiv proces med klare rammer og realistiske målsætninger. En vigtig del af denne proces var det gode opstartsmøde, hvor forventninger blev afstemt, og projektets retning blev fastlagt.

Fra 400 skabeloner til et langt mere strømlinet setup

Inden implementeringen havde kommunen omkring 400 forskellige skabeloner, hvilket gjorde dokumenthåndteringen kompleks og tidskrævende. Med DynamicTemplate er dette antal blevet reduceret markant, hvilket har givet en mere ensartet kommunikation og lettet arbejdsbyrden for medarbejderne.

Integrationer til Acadra ESDH og andre fagsystemer

For at få det fulde udbytte af DynamicTemplate har Hillerød Kommune integreret løsningen med Acadra ESDH samt andre centrale fagsystemer. Fremadrettet planlægger de desuden at tage online-versionen af Acadra i brug samt integrere DynamicTemplate med Nexus.

Implementering af AssistPro – mere end bare IT

Kommunens tilgang til implementeringen af Assist Pro har været holistisk. IT-afdelingen har arbejdet tæt sammen med kommunikationsteamet for at sikre, at alle aspekter af den nye løsning blev forstået og anvendt optimalt. De har desuden gjort en dyd ud af at skabe engagement gennem teambuilding, forplejning og deling af succeshistorier på intranettet.

Workshops der skaber engagement og ejerskab

En af de helt store succeser i projektet har været de workshops, der er blevet afholdt undervejs. Især opfølgningsworkshoppen har været værdifuld, hvor fraseredaktørerne fik mulighed for at komme med konkrete ønsker og behov. En praksisnær tilgang og tæt dialog har skabt større engagement og gjort overgangen lettere for alle involverede.

Intern support og en robust driftsorganisation

For at sikre en succesfuld drift af DynamicTemplate har Hillerød Kommune lagt vægt på at opbygge en solid driftsorganisation. De har inddraget fraseredaktører tidligt i processen og har investeret i en tydelig rolle- og ansvarsfordeling. En struktureret tilgang til onboarding af nye redaktører har været afgørende for at opretholde kontinuiteten i arbejdet.

Overraskelser og læringer undervejs

En vigtig erkendelse har været, at det kan være svært at afdække alle behov fra starten. For at imødekomme dette i fremtidige projekter vil kommunen inddrage fraseredaktører tidligere i behovsafdækningen. Derudover har de erfaret, at en selvstændig projektgruppe ikke altid er nødvendig – i stedet kan fraseredaktørerne fungere som en arbejdsgruppe, der driver projektet fremad.

Fremtiden – flere integrationer og online-løsninger

Hillerød Kommune har allerede opnået markante forbedringer i deres dokumenthåndtering, men de stopper ikke her. Næste skridt er at implementere flere integrationer, herunder den nye online-version af DynamicTemplate. Derudover ser de frem til at tage en ny skabelon til publikationsdokumenter i brug, som tidligere var en del af Omnidocs’ program, men som nu er blevet en integreret del af DynamicTemplate.

Hillerød Kommunes erfaringer viser, at en velstruktureret tilgang til digitalisering kan skabe markante forbedringer i effektivitet, kommunikation og medarbejdertilfredshed. Ved at fokusere på inddragelse, klare roller og en solid driftsorganisation har de sikret, at implementeringen af DynamicTemplate bliver en langsigtet succes.